Le réseau RESAPEG recherche un(e) coordinateur(trice) administratif(ve)
Grade : Adjoint des cadres hospitaliers contractuel, mis à disposition par le Centre Hospitalier de TOUL
Temps de travail : 50 % base 35 heures hebdomadaires.
Répartition des jours et heures de travail :
Semaine 1 : 2 jours de travail soit 14 h,
Semaine 2 : 3 jours de travail soit 21 h,
Horaires : 9 h – 12 h 30, 13 h 30 – 17 h,
Soit 70 h réparties sur 2 semaines
Ces horaires sont susceptibles d’être modulés en fonction des impératifs de travail et du calendrier, notamment en ce qui concerne la présence dans les réunions et instances.
Lieu de travail : RESAPEG est situé :
Maison du Département
230, rue de l’Esplanade du Génie
54200 ECROUVES
Responsable hiérarchique : La Présidente du Réseau.
Missions
Le/la Coordinateur(trice) administratif(ve) assure ses missions sous la responsabilité et en étroite relation avec la Présidente. De fait, les missions et délégations indiquées ci-dessous seront assurées, à chaque fois, avec l’accord et par délégation de la Présidente.
Vie associative :
- Préparation et suivi des instances,
o Invitations,
o Comptes rendus
- Information et communication auprès des administrateurs de l’association,
Projet global du réseau :
- Participation à la définition du projet,
- Mise en œuvre du projet en lien avec la Présidente et le Médecin coordonnateur,
- Mise en œuvre des objectifs fixés par les instances,
Ressources humaines :
- Encadrement et animation de l’équipe opérationnelle de RESAPEG (réunions pour l’ensemble de l’équipe), en lien avec l’infirmière coordinatrice.
- Gestion des plannings,
- Gestion de la formation continue,
- Evaluation annuelle du personnel,
- Organisation de l’accueil et de l’accompagnement des nouveaux salariés et stagiaires.
Gestion budgétaire, financière et comptable :
- Elaboration du budget prévisionnel, avant présentation au Conseil d’Administration,
- Respect des orientations budgétaires et des objectifs fixés par le Conseil d’Administration,
- Relations avec l’ARS et les autres organismes financeurs
- Suivi financier et comptable en relation avec le Trésorier de l’association et l’expert-comptable.
- Elaboration des comptes administratifs, des bilans et du rapport de fin d’exercice, avant présentation aux instances.
Relations extérieures :
- Participation aux relations extérieures, en lien avec la Présidente ou sur sa délégation,
- Participation à la vie des différents réseaux, dans le cadre de l’activité de l’association,
- Responsabilité de la communication de l’association de RESAPEG,
- Evaluation : indicateurs, enquêtes de satisfaction,
- Lien avec les acteurs de la CTA.
Compétences requises
Les compétences se déclinent en 3 grands axes
1 – Animer, piloter et former un collectif d’acteurs
- Apporter son expertise et sa connaissance des processus de coordination,
- Actualiser ses connaissances par la formation continue,
- Guider, rappeler les règles de fonctionnement, le sens et les rôles de chacun des acteurs (professionnels, usagers, collectif d’acteurs…),
- Négocier, favoriser l’expression et le dialogue de tous les acteurs concernés,
- Faciliter la résolution des conflits, engager des démarches de médiation,
- Superviser, animer des réunions, piloter le travail, assurer la continuité des actions et des projets, impliquer les différents acteurs,
- Fédérer, rassembler, dynamiser, expliquer, convaincre, co-construire, identifier les rôles et les enjeux, permettre à chacun de s’approprier le projet, informer, argumenter, motiver,
- Rechercher et mettre à disposition les ressources nécessaires au collectif,
2 – Maîtriser les outils et processus d’information et de communication au sein des réseaux d’acteurs et du territoire
- Maîtriser les techniques de communication,
- Ecouter, s’informer, mobiliser ses contacts, favoriser le rapprochement avec des personnes ressource et des experts,
- Mobiliser les modes de communication adaptés aux différents interlocuteurs et adapter l’outil aux circonstances,
- Assurer une veille informative et règlementaire, traiter les informations.
3 – Mettre en œuvre des méthodologies d’intervention, de projet et d’évaluation
- Connaître l’environnement, les dispositifs, les territoires, les acteurs et les politiques de santé,
- Maîtriser et appliquer la méthodologie de projet,
- Promouvoir le travail en réseau, identifier les partenaires, créer et développer un réseau de contacts, favoriser les échanges au sein de l’équipe,
- Evaluer et s’évaluer en mesurant les écarts,
- Déléguer, reconnaître et valoriser les compétences, répartir les tâches et les moyens, accompagner,
- S’adapter pour pouvoir faire face et gérer toute situation inattendue.
Exigences professionnelles
- Respect du cadre déontologique de la profession et des recommandations en matière de secret professionnel et de secret partagé,
- Disponibilité et communication appropriée, en fonction des interlocuteurs et des personnes,
- Coopération avec les membres de l’équipe du Réseau,
- Respect des procédures internes de fonctionnement et des procédures de gestion des informations.